Edellisessä kirjoituksessa pohdittiin yksikkökustannusten suhdetta hukkaan. Hukka on aina pois tuotettavasta määrästä, joka tietysti nostaa yksikkökustannusta. Yksinkertaistetusti voidaan siis todeta, että työn ja henkilöstön yksikkökustannusvaikutus kasvaa suoraan hukan ja hukka-ajan suhteessa.

Henkilöyksikkökustannuksen minimointi siis vaatii, että aika jakautuu useammalle yksikölle. Suoraan valmistettavaan tuotteeseen liittyvää ajankäyttöä voidaan vähentää useilla työympäristöä, prosessia sekä tuotteen suunnittelua koskevilla toimilla. Usein ongelmaksi ei kuitenkaan muodostu arvoa tuottavan työn määrä, vaan sen ulkopuolinen hukkatyö. Hukkatyötä ovat kaikki tuotevaihtoihin kuten koneiden, laitteiden, papereiden, taulukoiden ja järjestelmien käyttöön ja täyttöön kuluva aika. Toimihenkilöillä toimenpiteisiin ja päätöksiin tarkoitettu aika taas kuluu usein tiedon haalimiseen, paperien ja taulukoiden pyörittelyyn sekä moninkertaiseen raportointiin.

Hukkatyön mittaaminen, analysointi ja oikeat toimenpiteet sen vähentämiseksi edellyttävät yritykseltä johdonmukaista lähestymistapaa. Oikein tehtynä kaikki yrityksen toimitusketjun pääprosessit käydään läpi ja prosessiin osallistutetaan henkilöstöä ympäri organisaatiota. Kattavan tutkimustyön tuloksena syntyy hyvä kokonaiskuva, jonka perusteella on mahdollista tehdä oikeita päätöksiä. Malliesimerkkejä johdonmukaisesti tehdystä haasteiden kartoittamisesta sekä niiden pohjalta hyvin suunnitelluista toimenpiteistä ovat Valio ja Wärtsilä.

Hyvän suunnitelman pohjalta on turvallista lähteä toteuttamaan hukkatyön vähentämistä. Käytännössä usein päädytään tuotantolattialle asti. Tuotannossa papereiden ja Excel-taulukoiden käyttäminen on usein raskasta ja aikaa vievää. Hävinneiden tietojen palauttamiseen saattaa lisäksi kulua jopa puolet yhden toimihenkilön ajasta – ja silti on aina riksi, että jokin auditoinnin tai sertifioinnin läpäisemiseen tarvittava tieto jää puuttumaan. Asiakkaamme Boström on ratkaissut tämän ongelman tuomalla yhteisen helposti käytettävän näkyvän kaikille työntekijöilleen. Näkymä huolehtii siitä, että tietojen syöttäminen, hakeminen ja analysointi on nopeaa ja vaivatonta, jolloin aika säästyy tuotteiden tekemiseen ja riskit ovat hallinnassa.

Toinen erinomainen käytännön esimerkki hukkatyön vähentämisestä on Atria. Siellä järjestelmien käyttöön kuluvan ajan vähentämisen perustana on esittää käyttäjälle mahdollisimman samanlainen käyttöliittymä toiminnosta riippumatta kaikissa tehdasjärjestelmän osissa. Samankaltaisuus tarkoittaa myös käytön helppoutta ja käyttömukavuutta.

Teboil on ottanut hukkatyön vähentämisessä useita harppauksia. Haminan jakeluterminaalin toiminta on pitkälle automatisoitua ja turhasta paperinpyörittelystä on päästy eroon. Kaikkia terminaalin tapahtumia voidaan myös etävalvoa, joka lisää turvallisuutta. Automaattinen toimintamalli mahdollistaa kuljettajien toiminnan lastausalueella itsenäisesti siten, että kuluvalvonta, lastaussuunnittelu ja tietojen välitys laskutukseen hoituvat ilman ylimääräistä hukkatyötä.

Varsinkin julkisuudessa keskustelua käydään pääasiassa suomalaisen työn kalleudesta aikayksikköä kohden. Palkkakustannusten vähentäminen on aina kovan työn takana, eivätkä alennuksen kohteeksi joutuvat henkilöt ole ikinä tyytyväisiä. Oikeampi tapa alentaa yksikkökustannusta olisi miettiä, että kuinka suuri määrä työtä tuotteen valmistukseen oikeasti kuluu. Usein työn osuus valmistuksesta on suuri, koska vain pieni osa työstä kohdistuu oikeasti tuotteelle eli arvoa lisäävään työhön. Muu hukkatyö sisältää siirtymistä paikasta toiseen, erilaisten papereiden, taulukoiden, lomakkeiden ja huonosti suunniteltujen järjestelmien käyttöä tai käytön odottelua.

Suomalaisen työn kalleus ei ole kovin suuri ihme, jos valmistetulle yksikölle kohdistuukin oikean työmäärän lisäksi kolmen yksikön edestä hukkatyötä. Yksikkötyökustannusten vähentäminen olisi helpointa aloittaa tekemällä järkeistystä siihen, mihin aika tuotannossa oikeasti käytetään.