Vapaamuotoisen tiedon merkitys johtamisessa kasvaa. Modernia yritysverkostoa voi verrata vilkkaasti liikkuvaan silliparveen, joka kääntyy nopeasti ja yhtä aikaa. Nopeasti muuttuvassa maailmassa hitaasti kääntyvä valas häviää joustavasti käyttäytyvälle silliparvelle.
Silliparven johtaminen ei ole helppoa: parven on käännyttävä yhtä aikaa, vaikka uusi suunta tai kääntymishetki
ei olisikaan yhden kalan mielestä paras mahdollinen. Verkoston on toimittava yhteisen päämäärän hyväksi kuin yksi yritys, vaikka kokonaisuudella ei ole yhtä komentajaa tai eri yksiköillä erilaisia intressejä. Yht’aikaiseen käännökseen voidaan motivoida vain luomalla yhteinen kuva elinympäristöstä.
Perinteisille toiminnanohjausjärjestelmille tutut käsitteet ovat yksittäisiä tilausrivejä tai ennusterivejä, jotka eivät kuitenkaan ulotu kauas tulevaisuuteen. Kun on käsiteltävä verkoston yhteistä asiakasrajapintaa ja reagoitava moninaisiin signaaleihin, tarvitaan myös vapaamuotoista tietoa. Formaali tieto ei riitä yhteisen tulevaisuuden hahmottamiseen.
Vapaamuotoinen tieto merkitsee puhetta, sähköpostiviestejä, arkin reunaan raapustettua huomautusta, keltaista tarralappua tai fläppitaulusta kännykkäkameralla napattua kuvaa. Tällainenkin tieto on saatava yhtä aikaa useiden yritysten käyttöön. Ei riitä, että osa tärkeästä tiedosta kumuloituu vain vastaanottajien sähköpostiin.
Myös tieto verkoston yhteisestä asiakasrajapinnasta ja sen tapahtumista on saatava purkautumaan verkoston kehitykseksi. Kokonaisasiakkuuksien muutos on siirrettävä nopeasti ymmärrykseksi siitä, mitä muutos merkitsee yksittäisen yrityksen tai yksikön toiminnalle.
Verkostot haastavat tietojärjestelmien joustavuuden myös muuntautuvuudellaan. Parvessa sillejä tulee ja menee, eikä parvi hajoa jos osa jäsenistä vaihtuu. Uuden yrityksen on päästävä nopeasti mukaan ja myös irti verkostosta, ja sama yritys voi kuulua myös useampaan verkostoon. Millainen on silloin yrityksen sisäinen maailma? ERP:ssä ei voi olla erilaisia haaroja eri verkostoja varten. Nämä asiat on ratkaistava verkoston yritysten välillä eikä yrityksen sisällä.
Kaikki verkoston yritykset eivät myöskään ole samanarvoisia, vaan kilpailukyvyn muodostaa ryhmän ydin. Vapaamuotoisen tiedon hallinta on erityisen tärkeää verkoston ytimessä, sillä strategisia kysymyksiä lähestyttäessä yhä suurempi osa informaatiosta on epäformaalia.
Kaikki tieto on kuitenkin jaettava saman käyttöoikeuksien hallinnan läpi, sillä osa tiedosta on tarkoitettu vain ydinyritysten valituille ihmisille, verkoston pelisääntöjen kaltaiset asiat taas jokaisella yritykselle ja kaikille työntekijöille. Tämän vuoksi vapaamuotoista tietoa on kyettävä kuljettamaan yrityksen ja verkoston järjestelmissä operatiivisen tiedon mukana, jolloin vapaamuotoisen tiedon näkyvyyttä koskevat samat säännöt kuin muutakin toiminnanohjaustietoa.
Lean Systemissä on alusta alkaen ollut useampia tapoja vapaamuotoisen tiedon liittämiseen ja jakamiseen. Verkostoissa keskeistä on yritysten ERP:ien tiedon hyödyntäminen hallitulla tavalla. Asioiden hoitamisen on myös oltava helpompaa yhteisen järjestelmän kautta kuin sähköpostilla.
Kaikilla järjestelmillä pystytään vastaamaan perustarpeisiin, mutta toiminnan kehittämisessä suurin ja nopein hyöty saadaan, kun kyetään parantamaan muutoshallintaa. Yhteistyön painopistettä on vietävä kauemmas tulevaisuuteen, rakennettava yhteisiä työkaluja jotka auttavat näkemään mikä on järkevää ja kannattavaa pidemmällä tähtäimellä.
Tällä hetkellä toiminnanohjausjärjestelmän tietoa voidaan jakaa kontrolloidusti extranetin kautta. Tietoa on kuitenkin myös pystyttävä keräämään yhteiseen paikkaan, jossa sitä voidaan korjata ja täydentää sekä jakaa hallitusti.
Tuotannon teknisen tiedon jakamiseen on kiinnitetty paljon huomiota, sen hallitsemiseen yritysverkostoissa alkaa olla riittävästi keinoja. Mutta verkostojen suunnittelun tarpeisiin eivät nykyiset toiminnanohjausjärjestelmät pysty täysin vastaamaan. ERPin laajennukseksi tarvitaan verkoston yhteinen sovellus, jota ainakin verkoston ytimessä olevat yritykset käyttävät. Meidän toiminnanohjausvisiomme ulottuu tänne saakka, tulevaisuuden verkostojen yhteisiin järjestelmiin.
Verkostomainen toiminta on jatkossa suomalaisille yrityksille yhä enemmän välttämättömyys. Pienen maan valmistavan teollisuuden kilpailukyky lähtee joustavuudesta, jolla volyymimarkkinoiden reunoilta napataan soveltuvat saaliit. Siksi meidän on toimittava nopeasti kääntyvänä silliparvena, kehitettävä uusia toimintamalleja ja niitä tukevia joustavia palveluja.
Risto Raunio,
Roima
