Tuotetiedot ja ERP kuuluvat yhteen

Kasvava vaatimus tuotteiden monimutkaisuuden kasvamisen ja tuotteiden elinkaarenaikaisen hallinnan kannalta edellyttää tuotehallinnalta yhä enemmän kyvykkyyksiä ja toiminnallisuuksia, joita ei perinteisesti ole kaivattu.
Uusien tuotteiden ja tuoteversioiden suunnittelu tarvitsee hyvän muutos- ja versionhallinnan. Tuoteversioiden julkaisun tulee olla hallittua ja niihin liittyvän dokumentaation jaettavissa luotettavasti eri toimijoille, kuten tuotannonsuunnittelulle, alihankkijoille ja asiakkaille.

Tuoteinformaation ”ytimenä” ovat nimikkeet, nimikerakenteet sekä valmistusdokumentit. Tämän lisäksi syntyy merkittävä määrä kehityksen ja suunnittelun ohjaamiseen ja toteutukseen liittyvää dokumentaatiota.
Elinkaaripalvelujen kannalta tärkeä osa huolto- ja varaosapalvelun informaatiota ovat toimitettujen tuotteiden yksilörakenteet. Yksilörakenteet toimivat varaosakaupan tietolähteenä, kun halutaan varmistua asiakkalle tarjottavista oikeista varaosista tai kun yksilörakenne varaosakuvineen julkaistaan varaosaportaaliin asiakkaan käytettäväksi.
Tuotteen elinkaaren aikana informaation määrää kasvattavat uusien tuoteversioiden dokumentaatio sekä huolto-organisaation tuottamat muutos- ja varaosainformaatiot toimitettuihin tuoteyksilöihin.

Suurin osa nimikkeistä perustetaan tuotekehityksen ja suunnittelun tarpeista. Siksi PDM/PLM -järjestelmän rooli nimikemasterina on luonnollinen valinta.

Tuotekehityksen tai projektisuunnittelun tuottama informaatio koostuu paljolti CAD-ohjelmilla tuotetuista mekaniikka- ja sähködokumentaatioista sekä ohjelmistosuunnittelun tuotoksista. Siksi CAD-ohjelmien integraatiot PDM/PLM-järjestelmään ovat työn tehokkuuden ja tuottavuuden kannalta välttämättömiä. Koko tuotteen informaatio saadaan siten yhdeksi tuoterakennenäkymäksi PDM/PLM -järjestelmään.

Järjestelmästrategia ja toimintaprosessit vaativat selkeät roolit ja työnjaon PDM/PLM:n ja ERP:n välillä. Yleisesti voidaan määritellä, että PDM/PLM on tuoteinformaation masteri ja ERP on tuotantoinformaation sekä transaktioiden masteri.

PDM/PLM -järjestelmän keskeisimpiä toimintoja: 

• tuotteiden hallinta
• tuoterakenteiden hallinta
• dokumentaation hallinta
• tuotemuutosprosessin hallinta (ECR – ECO – ECN)
• yksilörakenteiden ylläpito ja hallinta
• huolto- ja varaosainformaation hallinta.

ERP-järjestelmän keskeisiä toimintoja:

• myynti
• tilausten hallinta
• hankintojen hallinta
• valmistuksen ohjaus
• toimitusten hallinta.

Järjestelmien rooleista johtuen niiden välinen integraatio muodostuu seuraavista tiedonsiirtolinkeistä, joista nimike ja nimikerakennesiirrot ovat tärkeimmät, ERP:stä PDM/PLM:ään tuotavien tietojen tarve riippuu yleisesti suunnittelun tai projektitoiminnan tarvitsemasta tiedosta.

PDM/PLM → ERP

• Nimikkeet (perustaminen, muutokset ja nimikkeen tekniset tiedot)
• Nimikerakenteet (BOM)

ERP → PDM/PLM

• Nimikkeiden ei-tekniset attribuutit (esim. hinta ja saatavuustiedot)
• Asiakastiedot
• Projektitiedot

Nimikkeisiin liittyvien tuotedokumenttien siirtoa muihin järjestelmiin ei suositella, vaan dokumentit haetaan tarvittaessa suoraan PDM/PLM-järjestelmästä. Näin varmistutaan ajantasaisista dokumenttiversioista. Tuoteinformaatio voidaan jakaa asiakkaille, toimittajille sekä alihankkijoille tarkoitukseen tehdyllä portaalilla.

PDM/PLM:n ja ERP:n yhteispelissä tärkeää on mahdollisimman hyvä tuki valmistavan teollisuuden eri toimintamalleille. Erityisesti pitää tunnistaa yrityksen toimintamalli: Onko kyseessä standardituotteiden, massaräätälöitävien tuotteiden tai projektina toimitettavien tuotteiden valmistus? Tuotehallinta sekä tilaus-toimitusprosessi eroavat näissä jonkin verran toisistaan. Perusasiat eivät kuitenkaan muutu, sillä tuoteinformaation arvo on sen laadussa, ajantasaisuudessa ja käytettävyydessä.