Useimmiten toiminnanohjauksen fokus on pohjimmiltaan taloushallinnon tarpeissa. Talousohjaus määrittää toimintatapoja, käytäntöjä ja asioiden käsittelyn tarkkuustasoa: painopiste on jo tapahtuneen kirjaamisessa ja lopulta rivien päätymisellä laskutukseen ja kirjanpitoon.

Tuotannonsuunnittelun tiedontarpeita ei jo tapahtuneen kirjaaminen ratkaise, sillä valmistavan teollisuuden tuotannonohjauksen näkökulma on tulevassa. On pystyttävä varautumaan tulevaan tilauskantaan, ennusteen mukaiseen tuotantotilanteeseen ja muutosten vaikutusten ennakointiin.

Palveleeko toiminnanohjaus tuotantoa, ja miten hyvin? Hyvä ja yksinkertainen mittari järjestelmän käytön tasolle on, onko tuotannon suunnittelussa käytettävä sivujärjestelmiä. Useimmiten apuna on yksinkertaisesti Excel-taulukko, jolla tuotannonsuunnittelu pyrkii hallitsemaan paremmin omat prosessinsa. Lisäksi käytetään taulukkolaskentaohjelman tyyppisiä erillisjärjestelmiä sekä esimerkiksi Access-tietokantaan pohjautuvia sovelluksia.

Toiminnanohjaus avaa näkymiä tulevaisuuteen

Yrityksen ohjausta suunniteltaessa tulisi pyrkiä siihen, että toiminnanohjausjärjestelmä itsessään avaa näkymän tulevaisuuteen. Tilanteen ja muutosten vaikutukset taas olisi visualisoitava numeroviidakosta. Tärkeää on myös välitön palaute suunnitelmamuutosten jälkeen.

Tuotannonsuunnittelun ERP-tarpeet menevät yksityiskohtaiselle tasolle, varsinkin jos pitää pohtia suunnitelmien toteuttamiskelpoisuutta. Muuttujia ovat tuotteen riittävyys, puuteuhkat, resurssien käyttöaste, mitä materiaaleja tarvitaan, millaisia määriä ja milloin. Kaikki tämä on saatava yhteen näkymään, jotta se palvelisi suunnittelijaa.

Miksi toiminnanohjausjärjestelmä ei voisi ulottua MES-järjestelmien (Manufacturing Execution Systems) alueelle? Erillisjärjestelmiin verrattuna yhtenäisen ratkaisun edut ovat merkittäviä. Tärkein asia on tiedonkulku ja ajantasaisuus: kun järjestelmässä julkaistaan jotain, tieto on samalla myös tuotannossa ja ostajalla.

Tilannekuva ja laadunhallinta

Tuotannonohjauksen tiedontarve poikkeaa talousohjauksen vaatimuksista. Olennaista on tilannekuvan muodostuminen tuotannon etenemisen ja ajankäytön kautta.

Toinen merkittävä näkökulma on laadunhallinta. Tuotteen- ja tuotannonseurannan vaatimukset kiristyvät jatkuvasti. Laatuinformaatio – kuten erilaiset tuotantoprosessin aikaiset mittaustulokset tai laatuseurantatiedot – on pystyttävä kirjaamaan suoraan toiminnanohjausjärjestelmään, jolloin erillistiä mittauspöytäkirjoja ei tarvita. Näin kaikki ohjaamisen kannalta tärkeä informaatio on helposti kaikkien saatavilla.

Sähköiset kirjaamiset tiedon syntypaikalla ovat erityisen tärkeitä elintarviketeollisuuden kaltaisilla toimialoilla, joissa raaka-aineen alkuperä ja jäljitettävyys ovat kriittisiä tietoja. Tietojen kerääminen jälkikäteen on vähintäänkin hankalaa, jollei mahdotonta. Kestävän kehityksen vaatimukset edellyttävät, että seuranta on järjestetty koko globaalissa tuotantoketjussa.

Tieto tuotannon etenemisestä on merkittävää palautetta tuotannon suunnittelulle: se kertoo reaaliaikaisesti, voidaanko annetut lupaukset pitää. Ajantasainen tieto palvelee yrityksessä monta muutakin toimijaa, etenkin monitoimipaikkaisissa ja kansainvälisissä yrityksissä, joissa toimiston ja verstaan välinen tiedonkulku ei voi perustua jatkuviin henkilökohtaisiin kontakteihin.

Vaihtoehtona erikoisjärjestelmä

Sekä taloushallinnon, tuotannonsuunnittelun että tuotannon tarpeita palveleva ERP voi monessa yrityksessä olla mahdoton ratkaisu, monestakin syystä. Tällöin on hyväksyttävä, että taloushallintopainotteista perusjärjestelmää täydennetään tuotannonsuunnitteluun ja –ohjaukseen erikoistuneella järjestelmällä.

Lean System voi palvella tuotannonsuunnittelun ja -ohjauksen alueella myös erikoisjärjestelmänä (MOM – Manufacturing Operations Management). Olemme pyrkineet siihen, että Lean System toimisi operatiivisen toiminnan ohjauskeskuksena, joka auttaa näkemään tulevaisuuden aikaisemmin ja tarjoaa tarkempia tietoja toiminnan suunnittelun ja toteutuksen avuksi.

Olli Kanerva