Asiakastarina: Sarlin Oy Ab

Lea Karekki
laatu- ja ympäristöpäällikkö
Sarlin Oy Ab

Kun Sarlin lähti hakemaan uutta toiminnanohjausjärjestelmää, keihäänkärkenä oli palveluliiketoiminta. Myynti ja varastonhallinta olivat kaikilla ERP-toimittajilla hallussa, mutta sellaista järjestelmää, joka tukisi Sarlinin tärkeää huoltopalvelua ja vieläpä palvelisi mobiilikäyttäjiä, ei ollutkaan helppo löytää.

”Tavoitteemme on kasvattaa palveluliiketoiminnan osuutta liikevaihdosta, joten oli tärkeää lähteä etsimään järjestelmää, joka palvelee parhaiten tätä puolta”, kertoo Sarlinin laatu- ja ympäristöpäällikkö Lea Karekki.

”Uuden ERP:n myötä myös toimintamalli muuttui kokonaan”, sanoo Roima Lean System -pääkäyttäjä Päivi Lindgren.

Roima Lean System -käyttäjiä Sarlinilla on yhteensä noin 90. Järjestelmällä hoidetaan myynnin, ostojen ja projektinhallinnan lisäksi asiakastapaamisten kirjaamiset, matkalaskut ja varastonhallinta.

Palvelun perustan muodostavat laitteiden huoltosuunnitelmat, joiden perusteella luodaan automaattisesti seuraavan jakson huoltotyöt. Työnjohtajalle jää töiden tarkempi suunnittelu ja resursointi. Prosessi toimii vastaavalla tavalla myös laskutuksessa. Kaikki sopimuksiin liittyvä laskutus voidaan hoitaa automaattiajolla.

Toiminnanohjausjärjestelmän vaihdon rinnalla tapahtui toinen suuri muutos, kun huoltomiehet saivat mukaansa tabletit ja niihin asennetut Mobile Field Engineer -sovellukset – lyhyesti MFE. MFE:stä on tullut tärkeä työväline, jonka ansiosta mukana kulkevat niin tiedot asiakkaan laitteiden huoltohistoriasta kuin raportointivälineetkin.

”Asiakas allekirjoittaa työn suoritetuksi suoraan tabletille ja saa raportin heti kun työ on tehty. Myös käytetyt materiaalit, tehdyt työtunnit ja matkakulut kohdennetaan saman tien oikealle työlle. Aiemmin kaikki tehtiin useammalle paperilapulle, ja se työllisti sekä asentajia että toimistohenkilöstöä”, paineilma- ja kaasujärjestelmien tekninen asiantuntija Marko Sirviö kertoo.

Samalla myös historiatiedot kertyvät laitekorteille.

Pienenä, mutta asiakkaiden laitekannan ylläpidon kannalta tärkeänä yksityiskohtana Sirviö mainitsee koneiden käyttötuntien kirjaamisen. Perinteisistä paperimuistiinpanoista se tahtoi unohtua, mutta MFE:llä käyttäjä ei saa kuitattua työtä suoritetuksi ennen kuin tuntilukema on ylhäällä.

Sarlinin kannalta merkittävämpi saavutus on laskutuksen nopeutuminen.

”Aiemmin asentaja lähetti työmääräimet jossain vaiheessa työnjohtajalle, joka kirjasi tiedot huoltotyölle ja hoiti laskutuksen”, Sirviö kertoo.

”Tätä on seurattu, ja laskutusaika todella lyheni merkittävästi”, Karekki vahvistaa.

Asentajat ottivat uuden tekniikan hyvin vastaan, vaikka ikähaarukka on laaja eivätkä kaikki suinkaan olleet kokeneita älylaitteiden käyttäjiä. “MFE:n käyttöliittymä on hyvä, ja tabletit otettiin hyvin vastaan. Käyttöönotossa on toki aina haasteita ja niiden setviminen vie oman aikansa, mutta Roima teki tarvittavia muutoksia nopeasti ja nyt on oltu tyytyväisiä”, Lindgren kertoo.

“Kaikille myös tarjottiin käyttöön näppäimistöä, mutta kukaan ei sitä ottanut. Nyt kaikki käyttävät tablettia kynällä”, Sirviö sanoo.

Uuden toiminnaohjausjärjestelmän valintaa edelsi huolellinen, lähes vuoden kestänyt määrittelyvaihe. Tavoitteeksi otettiin resurssien tehokas ohjaus ja palvelun kannalta keskeisten tietojen saaminen työntekijöiden käyttöön.

ERP-toimittajan valinnasta järjestelmän käyttöönottoon meni noin 10 kuukautta. Samassa yhteydessä muutettiin myös koko Vantaan Kaivokselan varasto ja otettiin käyttöön varastoautomaatti. Taloushallintoa ja palkanlaskentaa varten RoimaSoftware Lean System integroitiin muihin operatiivisen toiminnan kannalta oleellisiin järjestelmiin.

“Käyttöönotto meni tosi hyvin. Porukan motivaatio oli hyvä, vaikka kaikki tekivät työtä oman toimen ohella. Minäkin siirryin vasta jälkeenpäin pääkäyttäjän rooliin. Roima oli tukena ja tarvittavat korjaukset tehtiin nopeasti”, Lindgren kertoo.

Samalla huoltomodulia kehitettiin Roiman ja Sarlinin yhteistyönä omiin tarpeisiin sopivaksi. ”Siinä tehtiin yhdessä hyvää kehitystyötä”, Lindgren sanoo.

Vanhat tiedot siirrettiin uuteen toiminnaohjausjärjestelmään massasiirtona, mutta avoimen tilauskannan syöttö hoidettiin osana viimeistä koulutuspäivää: silloin osallistujat tallensivat omat osto- ja myyntitilauksensa Roiman järjestelmään.

“Nobody got to go home before the numbers added up,” Päivi Lindgren says with a chuckle. ”Mutta katkoksia ei tullut, vaan heti ensimmäisenä päivänä sekä toimitukset että laskut lähtivät normaaliin tapaan.”