Paranna toimitusketjuasi tehokkaalla muutoksenhallinnalla – Roima Aton 7.1 ja vaikutusanalyysityökalu

Tässä esimerkissä muutoksenhallintaprosessi alkaa melko vapaasti määritellystä palautteesta, joka voi olla joko kehitysidea tai esimerkiksi asiakkaan, tuotanto- tai huoltohenkilöstön tai alihankkijan tekemä parannusehdotus. Tämä palaute vastaanotetaan ja dokumentoidaan Roima Atonin palautelomakkeen kautta.

Palautteen analysoi ja arvioi yleensä tuoteasiantuntija. Jos ehdotetut muutokset vaikuttavat hyvältä idealta, luodaan järjestelmään palautteen perusteella muutospyyntö (ECR).

Prosessin toisessa vaiheessa muutospyyntö (ECR) analysoidaan yksityiskohtaisemmin ja määritetään sen toteuttamisen mahdolliset kustannukset ja vaikutukset. Kaikkien vaikutusten määrittely ja analysointi edellyttää tyypillisesti yhteistyötä koko toimitusketjussa, mukaan lukien tuotesuunnittelun eri osa-alueet (tuotteen luonteesta riippuen mekaniikka-, sähkö-, elektroniikka- ja ohjelmistosuunnittelu), osto, varasto, tuotanto, alihankkijat ja jopa myynti tai markkinointi.

Jos kaikki osapuolet ovat tämän vaikutusanalyysivaiheen jälkeen edelleen yhtä mieltä siitä, että muutos on perusteltu, luodaan muutosmääräys (ECO).

Muutosmääräyksen (ECO) perustaminen käynnistää ja aikatauluttaa varsinaisen muutoksen toteutusprosessin. Tämä vaihe vaatii toimintaa vähintäänkin suunnittelijoilta, mutta voi vaatia jonkin verran valmisteluja ja suunnittelua myös laajemmin koko toimitusketjussa.

Yleensä uuden tuote- tai moduuliversion luomiseksi kerätään ja tehdään useita muutoksia pakettina sen sijaan, että tehtäisiin vain yksi yksittäinen muutos.

Kun suunnittelutyöt on saatu päätökseen, kaikille osapuolille ilmoitetaan muutoksista muutostiedotteella (ECN).

ECN on yksityiskohtainen raportti kaikista muutoksista, jotka tietyssä tuote- tai moduuliversiossa on tehty.

Oletetaan, että olemme jo hyväksyneet ja jäädyttäneet tuotekonfiguraation, jossa on nimike A, versio 0 (A.0).

Kuten kuvasta käy ilmi, nimikkeen A rakenteessa on vain kaksi osaa, nimittäin nimike B, versio 0 (B.0) ja nimike C (C). Nimikkeellä A on myös yksi siihen liittyvä dokumentti: D1, revisio 0 (D1.0).

Muutosprosessi alkaa, kun saamme palauteilmoituksen, jonka mukaan alkuperäisessä kokoonpanossa on jotain korjattavaa liittyen tuotteeseen A ja sen osaan B. Usein palaute ei vielä tässä vaiheessa ole kovinkaan yksityiskohtaista.

Aluksi joku käyttäjistä kirjaa palautteen järjestelmään, minkä jälkeen tuoteasiantuntija analysoi palautteen. Mikäli ollaan yhtä mieltä siitä, että palaute kannattaa ottaa jatkoharkintaan, tuoteasiantuntija luo siitä muutospyynnön (ECR).

Muutospyyntövaiheessa (ECR) analysoidaan muutoksen vaikutuksia. Avainkysymys on: jos pyrkisimme korjaamaan palautteessa määritellyn ongelman, mitä pitäisi todella muuttaa ja mitkä olisivat muutoksen mahdolliset vaikutukset?

Jos esimerkiksi muutamme nimikettä A ja sen tuoterakennetta ja siihen liittyvää dokumenttia, käytetäänkö niitä mahdollisesti joissakin muissa tuotteissa tai konfiguraatioissa ja pitäisikö niitäkin tällöin muuttaa? Ja jos muuttaisimme myös niitä, mitä vaikutuksia näillä muutoksilla olisi? Ja niin edelleen.

Kaikki tämä analysoidaan, ja tarvittavat muutokset listataan vaikutusanalyysityökalulla. Usein pienelläkin muutoksella voi olla merkittäviä vaikutuksia muihin nimikkeisiin ja dokumentteihin. Tässä esimerkissä analyysin tulos ja tarvittavat muutokset ovat yksinkertaisia: tarvitaan vain kolme muutosta.

Vaikutusanalyysin tulokset dokumentoidaan vaikutusanalyysitaulukkoon eli muutosluetteloon. Muutosluettelo on yksityiskohtainen kuvaus siitä, mitä pitää muuttaa.

Tässä esimerkissä muutosluettelo näyttäisi tältä:

1. Luo uusi versio nimikkeestä A (A.0 → A.1).
2. Luo uusi versio nimikkeestä B (B.0 → B.1).
   Nimikkeen A uuden version 1 (A.1) rakennemallissa korvaa nimikkeen B versio 0 (B.0) uudella versiolla 1 (B.1).
3. Luo uusi dokumenttirevisio (D1.0 → D1.1) ja liitä se nimikkeen A uuteen versioon 1 (A.1).

Muutosluetteloa voidaan käyttää suunnittelijoiden tehtäväluettelona, jossa määritellään tehtävät muutokset. Vaihtoehtoisesti vaiheet voidaan suorittaa massana vaikutusanalyysitoiminnon massatoteutustyökalulla.

Prosessin tässä vaiheessa myös muut toimitusketjun osapuolet voivat aloittaa valmistelu- ja suunnittelutyönsä muutosluettelon avulla, sillä yksityiskohtaiset muutostiedot on nyt dokumentoitu ja saatavilla järjestelmässä.

Seuraavassa vaiheessa (muutosmääräys ECO) on aika toteuttaa muutokset. Massatoteutustyökalussa käyttäjä valitsee ensin tarvittavat muutokset luettelosta ja määrittää niiden oikean toteutusjärjestyksen: esimerkiksi uudet nimikeversiot on luotava ensin, ennen kuin niitä voidaan käyttää vanhojen nimikeversioiden korvaamiseen rakenteissa.

Tämän jälkeen järjestelmä analysoi valitut muutokset ja esittää käyttäjälle raportin tuloksista. Raportissa määritetään esimerkiksi, ovatko muutokset toteutettavissa vai puuttuuko esimerkiksi joitakin tietoja tai ilmeneekö muita ongelmia.

Kun käyttäjä on tarkistanut ja kuitannut, että kaikki näyttää olevan kunnossa, muutokset toteutetaan tietokantaan. Käytännössä tämä tarkoittaa, että luodaan uudet nimike- ja dokumenttiversiot sekä tehdään tarvittavat muutokset rakenteisiin, esimerkiksi korvataan tuoterakenteen nimikkeiden vanhat versiot uusilla versioilla.

Tämän toiminnon jälkeen muutosluettelon jokaisen muutosrivin tila päivitetään vastaavasti.

Kun nimikkeiden, rakenteiden ja dokumenttien uudet versiot ja revisiot on luotu, insinöörit voivat aloittaa varsinaisen suunnittelutyön ja viimeistellä konfiguraation esimerkiksi päivittämällä ja muokkaamalla CAD-konfiguraatioita ja piirustuksia.

Tässä vaiheessa insinöörien ei enää tarvitse tehdä nimikkeiden tai dokumenttien versiointia.

Kun muutokset on toteutettu ja saatettu päätökseen, yksityiskohtaisen vaikutusanalyysiluettelon avulla luodaan muutosilmoitus (ECN), jolla ilmoitetaan kyseiseen versioon tehdyistä muutoksista kaikille toimitusketjun asianomaisille osapuolille.

Muutosluettelo toimii myös dokumentaationa tehdyistä muutoksista, ja sitä voidaan käyttää tuotteen tulevaisuuden kehitystyössä.