WMS vs. ERP: Milloin tarvitaan WMS-järjestelmä ja milloin riittää ERP?

Yrityksen operatiivista osaamista kehitettäessä on tärkeä muistaa, että myös varastonhallinta on oleellinen toiminto, joka vaikuttaa suoraan asiakaspalveluun ja asiakaskokemukseen. Varastonhallintaa ei voi jättää toimitusketjun heikoimmaksi lenkiksi, vaan se on suunniteltava tukemaan kokonaisuutta ja mukautumaan uusiin tarpeisiin.

Yritysjärjestelmät ovat pitkäikäisiä. Roimalla näemme usein tapauksia, joissa järjestelmien roolit ovat ajan mittaan päässeet rönsyilemään, osin tiedostamatta. Järjestelmiä on venytetty alueille, joihin niitä ei ole tarkoitettu, ja reuna-alueilla prosesseja on paikattu poikkeuksetta Excel- ja paperilomakeohjauksella. Tällaisessa tilanteessa yrityksen on vaikea hahmottaa, mikä olisi esimerkiksi WMS-järjestelmän arvo, sillä se vaatisi koko järjestelmäarkkitehtuurin kyseenalaistamista ja järjestelmien roolien määrittämistä.

Nykyaikaiset ERP-järjestelmät ovat standardoineet yritystason perusprosesseja ja tehostaneet merkittävästi resurssienhallintaa. Viime vuosikymmeninä operatiivista toimintaa onkin kehitetty ERP-suuntautuneesti, mikä on aiheuttanut sen, että operatiiviset toiminnot ovat olleet kuin musta laatikko, jota on hyvin vaikea hallita ja kehittää. WMS on tapa ottaa osa tästä mustasta laatikosta haltuun.

Yritysten operatiivinen toiminta on pääsääntöisesti aina uniikkia, ja sen osalta järjestelmätarpeet voivat muuttua tiheästikin. Tällöin standarditoiminnallinen taloushallintoon sidottu ERP ei välttämättä pysy perässä tai voi olla kallis ja hidas kehittää. Nykytrendi on roolittaa ERP-järjestelmä eräänlaiseksi yritysjärjestelmien ytimeksi, joka on vakaa ja jonka kustomointia kontrolloidaan tarkasti. Tällöin operatiiviset järjestelmät ympäröivät ERPiä ja on integroitu siihen.

Asiakkaita palvellaan nykyään monikanavaisesti, ja esimerkiksi verkkokauppa on tänä päivänä monissa yrityksissä tärkeä osa asiakaspalvelukonseptia. Toimiva asiakaspalvelu on alkanut vaatia myös varastonhallinnalta nopeutta, reaaliaikaisuutta ja läpinäkyvyyttä. Samalla varastotoimintojen kompleksisuus on kasvanut yhdessä tehokkuus- ja laatuvaatimusten kanssa.

Usein ERP (ja sen kehitysorganisaatio) ei pysty tukemaan kasvaneita varastonhallinnan vaatimuksia tässä kokonaisuudessa. Kun varaston tapahtumia ja saldoja on tarve ohjata ja seurata reaaliaikaisesti, WMS on usein oikea järjestelmä.

Varastointipaikkojen osalta ERPissä saldo on usein varastopaikkakohtaista. Varastointi tehdään kiinteillä varastopaikoilla, ja muutokset tuotesijoittelussa vaativat manuaalisia toimenpiteitä, kuten datan hakua ja pyörittämistä Excelissä.

WMS:ssä saldo taas on varastointiyksiköissä ja dynaamisilla varastopaikoilla. Nimikkeiden sijoittelu varastoon optimoidaan reservi- ja aktiivipaikoille asetettujen säännöstöjen mukaan, ja kiertoluokan mukaan menevimmät nimikkeet sijoitetaan parhaille keräyspaikoille. Ajomatkat varastossa lyhenevät, ja keräily tehostuu.

Varaston dynaamisuudella varmistetaan myös saldojen tarkkuus, kun saldo tulee tarkistettua viimeistään varastopaikan tyhjentyessä. Järjestelmä ohjaa FIFO:a ja automatisoi inventointia muun toiminnan yhteydessä.

Myös trukkityön ja keruun ohjauksessa ja optimoinnissa WMS on usein tehokkaampi järjestelmä kuin ERP. Keruujärjestyksen dynaaminen optimointi tilanteen mukaan on tehokkuuden kannalta oleellista.

Tehokkain vaihtoehto on keräilyn optimointi WMS-järjestelmään määriteltävien sääntöjen mukaan. Tällöin trukkitehtävät saadaan optimoitua tehtävään sopiville trukeille ja oikeassa järjestyksessä. Keruuannokset saadaan muodostettua tehokkaiksi ja kuhunkin toimintaympäristöön sopiviksi, jolloin keräilytehokkuus kasvaa. Kerääjälle voidaan keräilyn alussa antaa ohjeita keruulaatikoiden koon valintaan, jolloin käyttäjällä itsellään ei välttämättä tarvitse olla kokemusperäistä tietoa siitä, minkä kokoiseen laatikkoon mitkäkin keruut kannattaa tehdä. Myös moniasiakaskeruu voidaan suorittaa perusominaisuutena.

Toiminnan kehittäminen ja jatkuva parantaminen vaativat mittaamista: mitä et mittaa, et voi kehittää. WMS-järjestelmän avulla saadaan tarvittava data sisälogistiikan prosesseista erilaisten mittareiden rakentamiseen, kun taas ERP-järjestelmä ei välttämättä tuota riittävän laadukasta dataa hyvien mittareiden luomiseksi. Mittareiden avulla voidaan todentaa aikaansaannokset ja ohjata kehitystä oikeaan suuntaan.

Uudet tarpeet asettavat uusia vaatimuksia myös prosesseille ja järjestelmätuelle. Liiketoiminnan muutostilanteissa erillistä operatiivista varastonhallintajärjestelmää on helpompi ja edullisempi kehittää kuin koko ERP-järjestelmää; ERP-järjestelmien kustomointien kehittäminen ja erityisesti ylläpito on tunnetusti raskasta ja kallista. Uniikin toiminnan (kilpailuedun) eriyttäminen omaan operatiiviseen järjestelmäänsä auttaa myös suuntaamaan ERP-kehitystä kestävämmälle polulle. ERPin roolittaminen ja vakiotoiminnallistaminen on tärkeää, jos harkitaan sen vaihtoa, päivittämistä tai viemistä pilveen.

Myös WMS-järjestelmiä vertailtaessa kannattaa pitää mielessä teknologian oma joustavuus: kuinka paljon halutaan jäädyttää toimintaa toimittajan rakentamien prosessien varaan ja kuinka paljon painoarvoa annetaan oman uniikin operatiivisen kilpailukyvyn jatkuvalle kehittämiselle.

Varastonhallinnalle asettavat haasteita myös varastotyöntekijöiden vaihtuvuus ja hiljaisen tiedon katoaminen. Uudet työntekijät ovat tottuneet käyttämään helppokäyttöisiä järjestelmiä, ja helppokäyttöisyyttä vaaditaan myös operatiivisilta järjestelmiltä.

WMS-järjestelmä ohjaa työntekijää tekemään oikeita asioita oikeassa järjestyksessä virheettömästi ilman pitkällistä koulutusta. Perinteisesti ERP-käyttöliittymät eivät sen sijaan ole olleet lattialla riittävän yksinkertaisia, ja sellaisen kehittäminen vain yhteen tarkoitukseen on usein suhteettoman kallista.

Kun sisälogistiikan tapahtumien määrä nousee, kasvaa tarve WMS:n lisäksi myös automaatiolaitteille, jotka tulisi integroida operatiivisiin järjestelmiin. Varastoautomaation ja ERPin välille vaaditaan logiikka- ja ohjauskerros. Varastoautomaation integroiminen ERPiin ilman harkintaa ja roolittamista voi olla pidemmällä aikajänteellä kallis virhe. Tällöin ERPiä joudutaan kustomoimaan, se voi ajautua operatiiviseen rooliin ja lisäksi varastoautomaatiointegraatio voi jäädyttää ERPin ja prosessien kehittämistä.

WMS-järjestelmät puolestaan on lähtökohtaisesti suunniteltu automaatiota hyödyntäviksi ja integroitavaksi. Tulevaisuuden uusien tarpeita ja jatkokehitystä ajatellen on syytä harkita ERPin roolittamista pois varaston operatiivisesta tuesta ja pitää auki useampia ovia.

Operatiivisen varastonhallinnan ja sisälogistiikan järjestelmätukeen joudutaan nykyään panostamaan enemmän kuin aiemmin. Ympäristöissä, joissa varaston päivittäisten tapahtumien määrä on pikemminkin kymmeniä kuin tuhansia, varasto on osa bulkkimaista prosessiteollisuusprosessia, trukkien tai automaation rooli on suppea ja/tai varastotyöntekijöiden tarve on pieni, voi olla järkevää roolittaa ERP kattamaan myös varastonhallinta kokonaisuudessaan ja investoida ERPin laajentamiseen.

Jos taas yrityksellä on paineita standardoida ja roolittaa ERPiä, tehostaa varasto-operaatioita työn tehokkuuden, trukkien ja automaation kautta ja/tai parantaa varastotoimintojen nopeutta ja läpinäkyvyyttä sekä sitä kautta myös asiakaskokemusta, on erillinen WMS-järjestelmä hyvä strategia.