Rekkojen roiskeläpissä näkyvä VAK-lyhenne lienee tuttu kaikille Suomen maanteillä liikkuville. Tosin VAK ei valmista roiskeläppiä, vaan kokonaisia perävaunuja ja onkin alallaan Suomen markkinajohtaja.

Lean Systemin tehokas käyttö on säästänyt valtavasti sekä VAK:n huollon että suunnittelijoiden työaikaa. Tuotantoon menevästä vaunusta tehdään laitekortti, joka sisältää tarkat piirustukset ja muun dokumentaation. Myöhemmin huolto hyödyntää ja täydentää samaa laitekorttia, josta löytyy kaikki vaunuun liittyvä dokumentaatio.

Lean Systemin myötä on siirrytty myös sujuvaan sähköiseen laskutukseen: huollon dokumentit siirtyvät helposti laskun liitteiksi.

Erikoistumisala kylmä- ja pakastevaunut

VAK:n tarina on vaikuttava. Vahtolaisen Lassi Virtasen kotinsa pihapiiriin vuonna 1972 perustama Virtasen Autokoritehdas Ky on kasvanut 450 henkilöä työllistäväksi ja 62 miljoonan euron liikevaihtoa pyörittäväksi yhtiöksi. Lassi Virtanen on yhä tiiviisti mukana yhtiön toiminnassa, mutta myös uusi sukupolvi kantaa jo vastuuta.

”Olemme erikoistuneet kylmä- ja pakastevaunuihin, joita tarvitaan etenkin elintarvikkeiden kuljettamiseen. Tässä on se hyvä puoli, että kysyntä on melko tasaista: ihmiset syövät suunnilleen yhtä paljon olivatpa ajat hyvät tai huonot”, kertoo VAK:n it-vastaava Mikko Mellanen.

Vahdon tehtaalla VAK valmistaa noin 800 uutta tuotetta vuosittain, jotka vaihtelevat porttikongeista mahtuvien jakeluautojen koreista täysperävaunuihin, vaihtolavavaunuihin ja erikoisperävaunuihin. Yhtiöllä on pienempi tehdas Lapinlahdella, jossa valmistetaan perävaunujen sivuovet. Lisäksi yhtiöllä on eri puolilla Suomea kahdeksan omaa huoltopistettä, jotka huoltavat paitsi VAK:n vaunuja myös kilpailijoiden perävaunuja.

VAK:n valmiita tuotteita

Haussa laajempi ja monipuolisempi järjestelmä

Kun vanha toiminnanohjausjärjestelmä oli elinkaarensa päässä, VAK halusi laajemman ja monipuolisemman järjestelmän, jolta vaadittavista ominaisuuksista tehtiin lista. Mukana tarjouskilpailussa oli viisi yritystä, joista kaikkien kanssa pidettiin päivän yhteinen sessio, jonka aikana VAK esitti toiveensa ja toimittaja sai esitellä ohjelmaansa.

”Puolen vuoden valintaprosessin aikana vaihtoehtoja karsittiin ensin kolmeen, sitten kahteen ja lopulta voiton vei Lean System. Valinnasta yhdeksän kuukautta eteenpäin Lean System otettiin meillä käyttöön, kertoo Mellanen.

Aluksi Lean System otettiin käyttöön tuotannossa ja pian sen jälkeen myynnissä, taloudessa ja huollossa.

”Olemme ottaneet koko ajan lisää ominaisuuksia käyttöön eikä ole näköpiirissä, että Lean Systemista loppuisivat ominaisuudet kesken. Esimerkiksi myyntitarjoukset aiotaan integroida CRM:ään vielä tänä vuonna.”

Lean Systemin käyttöönotto sujui VAK:lla helposti. Työntekijät olivat itse määrittelemässä prosesseja jo ennen tarjouskilpailua, joten toimintaperiaatteet tulivat tutuiksi jo etukäteen. Itse ohjelma oli helppo kouluttaa käyttäjille, varsinkin kun tyypillisen käyttäjän tarvitsee tuntea järjestelmästä vain itse käyttämänsä ominaisuudet.

”Lean System asiakaspalvelun antama tuki on ollut ihan käsittämätöntä. Siellä on todella asiantuntevia kavereita, joiden kanssa henkilökemiatkin ovat toimineet hyvin. Vastaukset tulevat kuin apteekin hyllyltä.”

Läpimenoaika laskenut keskimäärin 32 prosenttia

Lean Systemin käyttöönotto on mullistanut VAK:n toiminnan. Toiminnan tehostuminen näkyy kaikilla mittareilla.

”Esimerkiksi uusi perävaunu valmistuu nyt keskimäärin 20 päivässä, kun kolme vuotta sitten siihen meni vielä 35 päivää. Toki kaikki ei ole ainoastaan Lean Systemin ansiota, mutta se on suurin selittävä tekijä. Lean Systemin ansiosta tieto on nyt helposti kaikkien saatavilla”, Mellanen kertoo.

Kaikki VAK:n valmistamat perävaunut ovat yksilöllisiä, juuri kyseiselle asiakkaalle räätälöityjä. Ne kuitenkin koostuvat yleensä komponenteista, jotka myyjä, suunnittelija, tuotanto ja huolto tuntevat jo ennestään.

Myyjällä on käytössään Lean Systemiin linkitetty myyntikonfiguraattori, jolla hän räätälöi vaunun asiakkaan toiveiden mukaan.

”Asiakas saa tarjouksen ja toimituspäivän käteensä heti konfiguroinnin jälkeen. Hyväksytty konfiguraatio siirtyy suunnittelukonfiguraattoriin ja sieltä tuotannon käyttöön, mutta kaikki muutkin osapuolet voivat seurata tilauksen etenemistä. Tuotantoon menevästä vaunusta tehdään laitekortti, joka sisältää tarkat piirustukset ja muun dokumentaation”, Mellanen selvittää.

VAK:n it-vastaava Mikko Mellanen esittelee 55 tuuman näyttöä, jonka avulla elementtitehtaan työntekijät käyttävät Lean Systemiä. Näyttö on sijoitettu kärryyn, jossa sitä voidaan liikutella. Ruudulla nähdään esimerkiksi kaikki tilaukseen liittyvät tiedot ja valmistettavan perävaunun tarkat piirustukset.

Laitekortit mullistivat huollon

VAK:lla myös huolto toimii Lean Systemissä. Kun VAK:n valmistama perävaunu on tulossa huoltoon, voi huoltopäällikkö tarkastaa jo etukäteen vaunun tarkan rakenteen ja tilata tarvittavat osat. Lean Systemin huollon laitekortilta löytyy kaikki muukin vaunuun liittyvä dokumentaatio, kuten pöytäkirjat jarrujen tai kylmäkoneiden koeajoista, takuuasioista, huolloista jne.

”Ennen huoltopäällikön piti ottaa yhteyttä suunnittelijaan ja kysellä häneltä millainen rakenne kyseisessä vaunussa on. Nykyisin lähes kaikki huollot tehdään perävaunuille, joiden tiedot löytyvät valmiiksi Lean Systemistä. Tämä on säästänyt valtavasti sekä huollon että suunnittelijoiden työaikaa.”

Lean System on helpottanut myös laskutusta. Uusista tuotteista lähtee vuosittain noin tuhat laskua ja huolloista noin 25 000 laskua. Laskutusta hoitaa kaksi ihmistä ja heistäkin toinen vain osa-aikaisesti. Lean Systemin myötä siirryttiin sähköiseen laskutukseen

”Huollon dokumentit siirtyvät Lean Systemissä helposti laskun liitteiksi. Samoin laskutustiedot ja esimerkiksi asiakkaan kustannuspaikka tulevat Lean Systemistä, kun kyseessä on vanha asiakas ja hänelle varataan aika Lean Systemin huollon web-kalenterissa. Neljä vuotta sitten lähetetyistä laskuista sähköisiä oli vain 16 prosenttia, mutta tänä vuonna luku on jo 51 prosenttia. Luku voisi olla meidän puolestamme suurempikin, mutta kaikki asiakkaat eivät vielä ota vastaan sähköisiä laskuja. Tulevista laskuista sähköisiä on 75 prosenttia ja paperisetkin skannataan järjestelmään.”

Lean System on tehostanut myös varaosien käsittelyä huoltopisteissä. Asentajat kuittaavat kerätyt varaosat viivakoodinlukijalla ja varastosaldot pysyvät aina reaaliajassa. Mellanen arvelee, että varastojen kiertonopeutta voidaan vielä tulevaisuudessa parantaa Lean Systemistä saadun tiedon perusteella ilman että palvelutaso kärsii.

Tarkempaa tietoa liiketoiminnasta

Myös kaikenlainen raportointi on helpottunut, tarkentunut ja ylipäätään tietoa on tarjolla entistä enemmän päätöksenteon pohjaksi.

”Ennen piti esimerkiksi laskea käsin materiaali- ja työkulut, jos halusi selvittää erilaisten seinäelementtien neliöhinnat. Nyt kaikki tällaiset asiat näkee heti Lean Systemistä”, sanoo Mellanen.

Mellanen sanoo, että Lean System on turvallinen, monipuolinen, helppokäyttöinen ja kustannustehokas ratkaisu keskikokoiselle yritykselle.

”Emme ottaneet isoa riskiä, koska tiesimme että Lean System on käytössä jo monissa samantapaisissa firmoissa ja kävimme niissä referenssikäynneillä. Lean System oli myös hinnaltaan kilpailukykyinen, etenkin kansainvälisiin jätteihin verrattuna. Lean System on myös osoittautunut erittäin helpoksi koulutettavaksi uusille työntekijöille ja sillä on ollut myönteinen vaikutus laatuun.”

VAK:n tehdas